A) Allgemeine Informationen

Name und Kontaktdaten des Verantwortlichen

Oskar-Maria-Graf-Gymnasium Neufahrn b. Freising

Keltenweg 5

85375 Neufahrn b. Freising

Telefon: 08165 – 95 76 0

Telefax: 08165 – 95 76 11

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Kontaktdaten des/der Datenschutzbeauftragten

Behördlicher Datenschutzbeauftragter des Oskar-Maria-Graf-Gymnasiums Neufahrn b. Freising:

Herr Sven Baumer

Keltenweg 5

85375 Neufahrn b. Freising

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Zwecke und Rechtsgrundlagen für die Verarbeitung Ihrer Daten

Wir verarbeiten personenbezogene Daten zur Erfüllung des Bildungs- und Erziehungsauftrags, den das

Bayerische Gesetz über das Erziehungs- und Unterrichtswesen (BayEUG) den Schulen zuweist.

Die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung Ihrer Daten ergibt sich, soweit im Folgenden nichts anderes angegeben ist, aus Art. 85 des Bayerischen Erziehungs- und Unterrichtsgesetztes (BayEUG) in Verbindung mit Art. 6 Abs. 1 UAbs. 1 Buchstabe e der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO).

Demnach ist es uns erlaubt, die zur Erfüllung der schulischen Aufgaben erforderlichen Daten zu verarbeiten.

Empfänger von personenbezogenen Daten

Der technische Betrieb unserer Datenverarbeitungssysteme erfolgt grundsätzlich durch

Landratsamt Freising

Landshuter Str. 31; 85356 Freising

Josef Hauner (Landrat): https://www.kreis-freising.de/kontakt.html

Telefon: 08161 600 - 161

in unserem Auftrag.

Für einzelne Verfahren setzen wir weitere Auftragsverarbeiter ein. Auf Anforderung werden Ihre Daten an die zuständigen Aufsichts- und Rechnungsprüfungsbehörden zur Wahrnehmung der jeweiligen Kontrollrechte übermittelt.

Dauer der Speicherung der personenbezogenen Daten

Ihre Daten werden nur so lange gespeichert, wie dies unter Beachtung gesetzlicher Aufbewahrungsfristen zur Aufgabenerfüllung erforderlich ist.

Ihre Rechte

Als Betroffener einer Datenverarbeitung haben Sie die folgenden Rechte:

• Sie haben das Recht auf Auskunft über die zu Ihrer Person gespeicherten Daten (Art. 15 DSGVO).
• Sollten unrichtige personenbezogene Daten verarbeitet werden, steht Ihnen ein Recht auf Berichtigung zu (Art. 16 DSGVO).
• Liegen die gesetzlichen Voraussetzungen vor, so können Sie die Löschung oder Einschränkung der Verarbeitung verlangen (Art. 17 und 18 DSGVO).
• Wenn Sie in die Datenverarbeitung eingewilligt haben oder ein Vertrag zur Datenverarbeitung besteht und die Datenverarbeitung mithilfe automatisierter Verfahren durchgeführt wird, steht Ihnen gegebenenfalls ein Recht auf Datenübertragbarkeit zu (Art. 20 DSGVO).
• Falls Sie in die Verarbeitung eingewilligt haben und die Verarbeitung auf dieser Einwilligung beruht, können Sie die Einwilligung jederzeit für die Zukunft widerrufen. Die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Datenverarbeitung wird durch diesen nicht berührt.

Sie haben das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung Ihrer Daten Widerspruch einzulegen, wenn die Verarbeitung auf Grundlage des Art. 6 Abs. 1 UAbs. 1 Buchst. e DSGVO erfolgt (Art. 21 Abs. 1 Satz 1 DSGVO).

Beschwerderecht bei der Aufsichtsbehörde

Unabhängig davon besteht ein Beschwerderecht beim Bayerischen Landesbeauftragten für den Datenschutz, den Sie unter folgenden Kontaktdaten erreichen:

Postanschrift: Postfach 22 12 19, 80502 München

Adresse: Wagmüllerstraße 18, 80538 München

Telefon: 089 212672-0

Telefax: 089 212672-50

E-Mail: Diese E-Mail-Adresse ist vor Spambots geschützt! Zur Anzeige muss JavaScript eingeschaltet sein!

Internet: https://www.datenschutz-bayern.de/

Weitere Informationen

Für nähere Informationen zur Verarbeitung Ihrer Daten und zu Ihren Rechten können Sie uns unter den oben (zu Beginn von A) genannten Kontaktdaten erreichen.

 

 

B) Informationen zum Internetauftritt

 

Technische Umsetzung

Unser Webserver wird durch Martin Hetzner - Hetzner Online GmbH, Industriestr. 25, 91710 Gunzenhausen, Telefon: 09831505-0, www.hetzner.com betrieben. Die von Ihnen im Rahmen des Besuchs unseres Webauftritts übermittelten personenbezogenen Daten werden daher durch diesen Auftragsverarbeiter in unserem Auftrag verarbeitet.

  

Protokollierung

Wenn Sie diese oder andere Internetseiten aufrufen, übermitteln Sie über Ihren Internetbrowser Daten an unseren Webserver. Die folgenden Daten werden während einer laufenden Verbindung zur Kommunikation zwischen Ihrem Internetbrowser und unserem Webserver aufgezeichnet:

• Datum und Uhrzeit der Anforderung
• Name der angeforderten Datei
• Seite, von der aus die Datei angefordert wurde
• Zugriffsstatus (Datei übertragen, Datei nicht gefunden, etc.)
• verwendete Internetbrowser und verwendetes Betriebssystem
• Vollständige IP-Adresse des anfordernden Rechners
• Übertragene Datenmenge

Nach Ende der Verbindung werden die Daten durch Verkürzung der IP-Adresse auf Domain-Ebene anonymisiert, so dass es nicht mehr möglich ist, einen Bezug auf einzelne Nutzer herzustellen.

 

Aktive Komponenten

Wir verwenden aktive Komponenten wie Javascript, Java-Applets oder Active-X-Controls. Diese Funktion kann durch die Einstellung Ihres Internetbrowsers von Ihnen abgeschaltet werden.

 

Cookies

Beim Zugriff auf dieses Internetangebot werden von uns Cookies (kleine Dateien) auf Ihrem Gerät gespeichert, die für die Dauer Ihres Besuches auf der Internetseite gültig sind („session-cookies“). Wir verwenden diese ausschließlich während Ihres Besuchs unserer Internetseite. Die meisten Browser sind so eingestellt, dass sie die Verwendung von Cookies akzeptieren, diese Funktion kann aber durch die Einstellung des Internetbrowsers von Ihnen für die laufende Sitzung oder dauerhaft abgeschaltet werden. Nach Ende Ihres Besuches wird Ihr Browser diese Cookies automatisch löschen.

 

Auswertung des Nutzungsverhaltens (Webtracking-Systeme; Reichweitenmessung)

Programme zur Auswertung des Nutzerverhaltens werden von uns nicht eingesetzt.

 

 

C) Dienst-E-Mail

Wir verarbeiten personenbezogene Daten im Rahmen der Bereitstellung der dienstlichen E-Mail-Post- fächer zur datenschutzkonformen elektronischen Kommunikation des staatlichen Personals an staatli- chen bayerischen Schulen. Damit dient die Datenverarbeitung der Erfüllung des Bildungs- und Erzie- hungsauftrags, den das Bayerische Gesetz über das Erziehungs- und Unterrichtswesen (BayEUG) den Schulen zuweist.

 

a) Daten von Kommunikationspartnern ohne eigenen Dienst-E-Mail-Account (z.B. Schülerinnen und Schüler, Erziehungsberechtigte, schulische Partner)

Bei den Daten von Kommunikationspartnern ohne eigenen Dienst-E-Mail-Account (z.B. Schülerinnen und Schüler, Erziehungsberechtigte, schulische Partner) handelt es sich um diejenigen Daten, die im Rahmen des E-Mail-Verkehrs mit einer Nutzerin bzw. einem Nutzer eines Dienst-E-Mail-Postfachs be- kannt werden. Das sind beispielsweise die E-Mail-Adresse, Name, Uhrzeit der versandten E-Mail und Inhalt der versandten E-Mail inkl. Anlage.

 

Rechtsgrundlage

Soweit eine Datenverarbeitung auf freiwilliger Basis erfolgt, ist Rechtsgrundlage eine Einwilligung der betroffenen Personen.

Im Übrigen ist Rechtsgrundlage Art. 85 Abs. 1 BayEUG.

 

Zwecke

Die Datenverarbeitung im Rahmen der Bereitstellung der E-Mail-Postfächer dient der datenschutzkon- formen elektronischen Kommunikation des staatlichen Personals an staatlichen bayerischen Schulen insbesondere mit Erziehungsberechtigten, Schülerinnen und Schülern (soweit hierfür keine Schul- bzw. Elternkommunikationsportale durch den Schulaufwandsträger bereitgestellt werden), sowie mit schulischen Partnern, z. B. mit örtlichen Behörden, Vereinen, Einrichtungen und Unternehmen; ebenso ggf. der Kommunikation zwischen staatlichen Schulen und weiteren öffentlichen Stellen zur dienstlichen Aufgabenerfüllung. Damit dient die Datenverarbeitung der Erfüllung des Bildungs- und Erziehungsauftrags, den das Bayerische Gesetz über das Erziehungs- und Unterrichtswesen (BayEUG) den Schulen zuweist.

 

Empfänger

Schulinterne Empfänger

Empfänger sind in erster Linie diejenigen Nutzerinnen und Nutzer des Dienst-Email-Postfachs (staatli- ches Personal), mit welchen über Dienst-E-Mail kommuniziert wird.

Im Falle eines etwaig durch die Nutzungsbedingungen gestattetem Postfachzugriff kann darüber hin- aus die Schulleitung und ggf. dienstlicher Vertreter der Nutzerin bzw. des Nutzers Empfänger der per- sonenbezogenen Daten sein.

 

Externe Empfänger

Zur Bereitstellung und Nutzung der Dienst-E-Mail ist ferner die Übermittlung personenbezogener Da- ten an ausgewählte Dienstleister notwendig. Mit diesen Dienstleistern hat die Schule eine Vereinba- rung zur Datenverarbeitung im Auftrag der Schule geschlossen (sog. „Auftragsverarbeitung“ nach Art. 28 DSGVO).

Die Schule bedient sich zu Bereitstellung, Betrieb, Wartung und Support der Dienst-E-Mail folgender Auftragsverarbeiter:

• Staatsinstitut für Schulqualität und Bildungsforschung (ISB)
• Akademie für Lehrerfortbildung und Personalführung Dillingen (ALP)

Für die Bereitstellung, Betrieb und Wartung der zentralen technischen Infrastruktur der Dienst-E-Mail sowie den 3rd –Level-Support bedienen sich die Auftragsverarbeiter des Landesamts für Digitalisie- rung, Breitband und Vermessung (LDBV) – IT-Dienstleistungszentrum des Freistaats Bayern (IT-DLZ), St. Martin-Str. 47, 81541 München – als Unterauftragsverarbeiter.

Ebenfalls Unterauftragsverarbeiter ist die opscon IT operations and consulting GmbH, Große Allee 21, 89407 Dillingen als technischer Betriebsdienstleister.

Im Rahmen der Erfüllung seiner gesetzlichen Aufgaben nach Art. 12 ff. BayEGovG ist das Landesamt für Sicherheit in der Informationstechnik Übermittlungsempfänger.

 

Dauer der Speicherung

Ihre Daten werden nur so lange gespeichert, wie dies unter Beachtung gesetzlicher Aufbewahrungs- fristen zur Aufgabenerfüllung erforderlich ist.

Die Vorgaben zur Speicherdauer sind insbesondere Ziffer 5 der Anlage 2 Abschnitt 7 der BaySchO, zu entnehmen.

Dies bedeutet für die Löschfrist im Einzelnen:

• Eigene Inhalte (z.B. Inhalte des E-Mail-Postfachs, selbst angelegte Kalender und Adressbü- cher/Kontakte) löschen die Nutzerinnen und Nutzer selbst, sobald diese nicht mehr erforder- lich sind, in der Regel spätestens nach Ablauf des darauffolgenden Schuljahres.
• Im Übrigen erfolgt die Löschung nach Deaktivierung des Postfachs in der Benutzerverwaltung. Durch die Nutzerin bzw. den Nutzer versandte Nachrichten/Anhänge verbleiben beim Empfän- ger.

 

b) Daten von Nutzerinnen und Nutzern eines Dienst-E-Mail-Postfachs (z.B. Schulleitung, Lehr- kräfte)

Bei den Daten von Nutzerinnen und Nutzern eines Dienst-E-Mail-Postfachs (z.B. Lehrkräfte) handelt es sich um Stammdaten, sichtbare Profilinformationen, Passwort, Inhaltsdaten der E-Mails und Anla- gen, Kalendereinträge und Aufgaben und sonstige Nutzungsdaten (Protokolldaten) im Sinne der Zif- fern 3.1.1 bis 3.1.5 in Abschnitt 7 Anlage 2 zu § 46 BaySchO.

 

Rechtsgrundlage

Für die Beschäftigtendaten ist die Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1 e) DSGVO i.V. mit den Rechtsgrund- lagen des jeweiligen Beschäftigungsverhältnisses.

Für die Verarbeitung der Inhaltsdaten die für den jeweiligen Verarbeitungsvorgang einschlägigen Rechtsgrundlagen, in der Regel Art. 6 Abs. 1 e) DSGVO in Verbindung mit Art. 85 Abs. 1 BayEUG, soweit eine Datenverarbeitung auf freiwilliger Basis erfolgt, ist Rechtsgrundlage eine Einwilligung der betroffenen Personen.

 

Zwecke

Siehe oben unter a) Daten von Kommunikationspartnern ohne eigenen Dienst-E-Mail-Account (z.B. Schülerinnen und Schüler, Erziehungsberechtigte, schulische Partner) - Zwecke.

 

Empfänger

Schulinterne Empfänger

Andere Nutzerinnen und Nutzer, mit denen kommuniziert wird.

Im Falle eines etwaig durch die Nutzungsbedingungen gestattetem Postfachzugriff kann darüber hin- aus die Schulleitung und ggf. dienstlicher Vertreter der Nutzerin bzw. des Nutzers Empfänger der per- sonenbezogenen Daten sein.

Außerdem die Nutzerverwalter der Schule oder Dienststelle und im Rahmen des Globalen Adress- buchs andere Schulen/Dienststellen.

 

Externe Empfänger

Externe Empfänger bzw. Absender, mit denen die Nutzer innen und Nutzer kommunizieren

Im Übrigen siehe oben unter a) Daten von Kommunikationspartnern ohne eigenen Dienst-E-Mail-Ac- count (z.B. Schülerinnen und Schüler, Erziehungsberechtigte, schulische Partner) - Empfänger.

 

Dauer der Speicherung

Ihre Daten werden nur so lange gespeichert, wie dies unter Beachtung gesetzlicher Aufbewahrungs- fristen zur Aufgabenerfüllung erforderlich ist.

Für die Datenkategorien (Stammdaten, sichtbare Profilinformationen, Passwort, Inhaltsdaten – Ziffern 3.1.1-3.1.4 in Anlage 2 Abschnitt 7 BaySchO) spätestens 3 Monate

• ab dem Zeitpunkt, zu dem das pädagogische Personal die Schule verlässt,
• nach Beendigung der Zusammenarbeit (bei Gastnutzern).
• Die Möglichkeit der Wiederherstellung der Daten kann zur Sicherstellung des Rechts auf Da- tenübertragbarkeit für weitere 6 Monate vorgesehen werden, sofern die Verarbeitung einge- schränkt ist und die Betroffenen keine Löschung verlangen.

Technische Protokolldaten, die beim Betrieb des Dienstes anfallen, werden maximal 30 Tage aufbe- wahrt und danach automatisiert gelöscht.

Im Übrigen s.o. unter a) Daten von Kommunikationspartnern ohne eigenen Dienst-E-Mail-Account (z.B. Schülerinnen und Schüler, Erziehungsberechtigte, schulische Partner) – Dauer der Speicherung.

 

 

D) Informationen zu weiteren Verarbeitungen

Zur Erfüllung schulischer Aufgaben (Art. 2 BayEUG) verarbeiten wir personenbezogene Daten über folgende Personengruppen:

a) Daten von Schülerinnen und Schülern und Erziehungsberechtigten

Bei den Daten von Schülerinnen und Schülern handelt es sich insbesondere um Name, Adressdaten, Staatsangehörigkeit, Religionszugehörigkeit (soweit für die Schulpraxis erforderlich), Migrationshintergrund (Geburtsland, Jahr des Zuzugs nach Deutschland, Muttersprache deutsch/nicht deutsch), Leistungsdaten, Daten zur schulischen und beruflichen Vorbildung sowie zur Berufsausbildung. Ggf. werden auch besondere pädagogische Fördermaßnahmen, z.B. Empfehlungen zur Schullaufbahn, Schulversäumnisse und Ordnungsmaßnahmen nach Art. 86 BayEUG gespeichert.

Bei den Daten von den Erziehungsberechtigten handelt es sich insbesondere um Name und Adressdaten sowie Angaben zum Sorgerecht.

Rechtsgrundlage

Zentrale Rechtsgrundlage ist Art. 85 Abs. 1 BayEUG. Danach dürfen Schulen die zur Erfüllung der ihnen durch Rechtsvorschriften zugewiesenen Aufgaben erforderlichen Daten der Schülerinnen und Schüler und deren Erziehungsberechtigten verarbeiten.

Die Datenverarbeitung im Rahmen der Herausgabe eines Jahresberichts für die Schülerinnen und Schüler und die Erziehungsberechtigten beruht auf Art. 85 Abs. 3 BayEUG, gegebenenfalls im Hinblick auf Fotos auf einer Einwilligung.

Rechtsgrundlage für die Verarbeitung von Name und Adressdaten der Erziehungsberechtigten sowie von Angaben zum Sorgerecht ist Art. 85 Abs. 1 Satz 3 BayEUG.

 

Zwecke

Die Datenverarbeitung an unserer Schule dient in diesem Rahmen insbesondere folgenden spezifischen Zwecken:

Kommunikation mit Erziehungsberechtigten (Art. 2 Abs. 4 BayEUG), Dokumentation von Schüler- und Schülerleistungsdaten, Zeugniserstellung (Art. 52, 85a BayEUG und Bestimmungen der Schulordnungen und der Lehrerdienstordnung); Ermittlung des sonderpädagogischen Förderbedarfs (Art. 19 BayEUG); Einsatz Mobiler Sonderpädagogischer Dienste (Art. 21 BayEUG), Praktikumsverwaltung (Art. 50 Abs. 3 und 4 BayEUG); Überwachung der Schulpflicht (Art. 57 BayEUG); Mitgestaltung des schulischen Lebens (Art. 62 ff. BayEUG); Erziehungs- und Ordnungsmaßnahmen (Art. 86 BayEUG); Durchführung der Schulstatistik (Art. 113b BayEUG); Evaluation und Qualitätsentwicklung (Art. 113c BayEUG); Schulfinanzierung (Art. 4, 10, 19 Bayerisches Schulfinanzierungsgesetz - BaySchFG); Öffentlichkeitsarbeit.

 

Auskunftspflicht gegenüber der Schule

Eine Pflicht zur Auskunft durch Schülerinnen und Schüler beziehungsweise der Erziehungsberechtigten besteht nach Maßgabe von Art. 85 Abs. 1 Satz 3 und Satz 4 BayEUG.

 

Empfänger

An außerschulische Stellen übermitteln wir Daten unserer Schülerinnen und Schüler nur, soweit es zur Erfüllung unserer Aufgaben erforderlich oder anderweitig gesetzlich vorgesehen ist. Zu den Empfängern gehören insbesondere:

• Erziehungsberechtigte, Schülerinnen und Schüler (Art. 85 Abs. 3 BayEUG)
• die zuständigen Schulaufsichtsbehörden (Art. 113 BayEUG)
• das zuständige Jugendamt (Art. 31 BayEUG)
• die Träger des Sachaufwands (Art. 10, 19 BaySchFG)
• die Träger des Aufwands der Schülerbeförderung (Art. 1 Abs. 1 und 5 Schulwegkostenfreiheitsgesetz - SchKFrG i.V.m. der Verordnung über die Schülerbeförderung)
• das Landesamt für Statistik (Art. 113b Abs. 10 BayEUG)
• die aufnehmende Schule im Falle eines Schulwechsels (Art. 85a Abs. 2 BayEUG, § 39 BaySchO)
• das Einwohnermeldeamt (bei Abmeldung ausländischer Schüler vom Schulbesuch in Bayern, § 3 Mittelschulordnung - MSO)
• die jeweils zuständige Handwerkskammer als Träger überbetrieblicher Unterweisungsmaßnahmen (Art. 85 Abs. 1 i.V.m. Art. 59 Abs. 3 BayEUG i.V.m. § 21 Berufsschulordnung - BSO)
• die für die Berufsausbildung zuständigen Stellen (§ 37 Abs. 3 Satz 2 Berufsbildungsgesetz - BBiG)
• die Kreisverwaltungsbehörden (Art. 118 BayEUG und Art. 119 BayEUG)
• bei archivierungswürdigen Unterlagen nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist ggf. das zuständige Archiv nach dem Bayerischen Archivgesetz (BayArchivG)
• die zuständige Ausländerbehörde, wenn die Schule bei ausländischen Schulpflichtigen feststellt, dass sie nicht über hinreichende Deutschkenntnisse für einen erfolgreichen Schulbesuch verfügen (Art. 85 Abs. 2 BayEUG)
• das zuständige Gesundheitsamt (§§ 33-36 Infektionsschutzgesetz - IfSG)

 

Dauer der Speicherung

Grundsatz:

Daten von Schülerinnen und Schülern und Erziehungsberechtigten werden von uns nur so lange gespeichert, wie dies unter Beachtung gesetzlicher Aufbewahrungsfristen für die jeweilige Aufgabenerfüllung erforderlich ist.

Daten in Schülerunterlagen:

Für Daten, die in den Schülerunterlagen gespeichert sind, gelten gemäß § 40 der Bayerischen Schulordnung (BaySchO), grundsätzlich folgende Speicherfristen:

Betroffene Daten:

1. Schülerstammblatt; Abschlusszeugnisse oder sie ersetzende Zeugnisse in Abschrift; Zeugnisse, die schulische Berechtigungen verleihen, in Abschrift; Urkunden, die zum Führen eine Berufsbezeichnung berechtigen, in Abschrift -> Aufbewahrungszeit/Löschungsfrist: 50 Jahre
2. Leistungsnachweise -> Aufbewahrungszeit/Löschungsfrist: 2 Jahre
3. alle übrigen Daten -> Aufbewahrungszeit/Löschungsfrist: 1 Jahr

Die Löschfristen für die bei Nrn. 1 und 3 genannten Daten beginnen mit Ablauf des Schuljahres, in dem die Schülerin oder der Schüler die Schule verlässt, für die Leistungsnachweise mit Ablauf des Schuljahres, in dem sie angefertigt wurden.

 

b) Daten von Lehrkräften

Von Lehrkräften verarbeiten wir Name, Staatsangehörigkeit, Angaben zur Lehrbefähigung und zum Unterrichtseinsatz sowie ggf. weitere Personaldaten, soweit diese zur Abwicklung des Dienstverhältnisses an der Schule erforderlich sind (die Personalakte wird bei der Dienst- oder Beschäftigungsbehörde geführt).

Rechtsgrundlage

Zentrale Rechtsgrundlage ist Art. 85 Abs. 1 BayEUG. Danach dürfen Schulen die zur Erfüllung der ihnen durch Rechtsvorschriften zugewiesenen Aufgaben erforderlichen Daten der Lehrkräfte verarbeiten.

Die Datenverarbeitung im Rahmen der Führung weiterer Personalakten (Nebenakten) ergibt sich aus Art. 104 Abs. 1 Bayerisches Beamtengesetz (BayBG). Danach darf eine Beschäftigungsbehörde, die nicht zugleich personalverwaltende Behörde ist, eine weitere Personalakte (Nebenakte) aus Unterlagen führen, die sich auch in der Grundakte oder Teilakten befinden, soweit deren Kenntnis für die Erledigung ihrer Aufgaben erforderlich ist.

 

Zwecke

Die Datenverarbeitung an unserer Schule dient in diesem Rahmen insbesondere der Durchführung organisatorischer, personeller und sozialer Maßnahmen, insbesondere zu Zwecken der Personalverwaltung oder Personalwirtschaft (vgl. insbesondere Art. 103 BayBG).

 

Auskunftspflicht gegenüber der Schule

Eine Pflicht zur Auskunft durch Lehrkräfte besteht nach Maßgabe von Art. 85 Abs. 1 Satz 3 und Satz 4 BayEUG.

 

Empfänger

An externe Stellen übermitteln wir Daten der Lehrkräfte nur, soweit es zur Erfüllung unserer Aufgaben erforderlich oder anderweitig gesetzlich vorgesehen ist.

Zu den Empfängern gehören insbesondere:

• Erziehungsberechtigte, Schülerinnen und Schüler (Art. 85 Abs. 1 und 3 BayEUG)
• die zuständigen Schulaufsichtsbehörden (Art. 113 BayEUG)
• die zuständigen personalverwaltenden Stellen (Art. 103 ff. BayBG)
• das Landesamt für Finanzen (Art. 103 ff. BayBG)
• das Landesamt für Statistik (Art. 113b Abs. 10 BayEUG)
• die jeweils zuständige Handwerkskammer als Träger überbetrieblicher Unterweisungsmaßnahmen (Art. 85 Abs. 1 i.V.m. Art. 59 Abs. 3 BayEUG i.V.m. § 21 BSO)
• die für die Berufsausbildung zuständigen Stellen (§ 37 Abs. 3 Satz 2 BBiG)
• bei archivierungswürdigen Unterlagen nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist ggf. das zuständige Archiv nach BayArchivG
• das zuständige Gesundheitsamt (§§ 33-36 IfSG)

 

Dauer der Speicherung

Grundsatz:

Daten von Lehrkräften werden von uns nur so lange gespeichert, wie dies unter Beachtung gesetzlicher Aufbewahrungsfristen für die jeweilige Aufgabenerfüllung erforderlich ist.

Personaldaten:

Die Speicherung, Löschung und Vernichtung Ihrer Personaldaten im Rahmen des Beschäftigungsverhältnisses richtet sich nach den Art. 103 ff. BayBG, insb. Art. 110 BayBG (im Falle der Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer nach § 611a BGB sowie in entsprechender Anwendung nach den Art. 103 ff. BayBG, insb. Art. 110 BayBG).

 

c) Daten des nicht unterrichtenden Personals

Von nicht unterrichtendem Personal führen wir die Personaldaten, die zur Abwicklung des Dienstverhältnisses an der Schule erforderlich sind (die Personalakte wird von der Dienst- oder Beschäftigungsbehörde geführt).

Rechtsgrundlage

Zentrale Rechtsgrundlage ist Art. 85 Abs. 1 BayEUG. Danach dürfen Schulen die zur Erfüllung der ihnen durch Rechtsvorschriften zugewiesenen Aufgaben erforderlichen Daten des nicht unterrichtenden Personals verarbeiten.

Die Datenverarbeitung im Rahmen der Führung weiterer Personalakten (Nebenakten) ergibt sich aus Art. 104 Abs. 1 BayBG. Danach darf eine Beschäftigungsbehörde, die nicht zugleich personalverwaltende Behörde ist, eine weitere Personalakte (Nebenakte) aus Unterlagen führen, die sich auch in der Grundakte oder Teilakten befinden, soweit deren Kenntnis für die Erledigung ihrer Aufgaben erforderlich ist (im Falle der Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer nach § 611a Bürgerliches Gesetzbuch (BGB) sowie in entsprechender Anwendung nach den Art. 103 ff. BayBG.).

 

Zwecke

Die Datenverarbeitung an unserer Schule dient in diesem Rahmen insbesondere der Durchführung organisatorischer, personeller und sozialer Maßnahmen, insbesondere zu Zwecken der Personalverwaltung oder Personalwirtschaft (vgl. insbesondere Art. 103 BayBG).

 

Empfänger

An externe Stellen übermitteln wir Daten des nicht unterrichtenden Personals nur, soweit es zur Erfüllung unserer Aufgaben erforderlich oder anderweitig gesetzlich vorgesehen ist.

Zu den Empfängern gehören insbesondere:

• Erziehungsberechtigte, Schülerinnen und Schüler (Art. 85 Abs. 1 BayEUG)
• die zuständigen Schulaufsichtsbehörden (Art. 113 BayEUG)
• die zuständigen personalverwaltenden Stellen (Art. 103 ff. BayBG)
• das Landesamt für Finanzen (Art. 103 ff. BayBG)
• das Landesamt für Statistik (Art. 113b Abs. 10 BayEUG)
• die jeweils zuständige Handwerkskammer als Träger überbetrieblicher Unterweisungsmaßnahmen (Art. 85 Abs. 1 i.V.m. Art. 59 Abs. 3 BayEUG i.V.m. § 21 BSO),
• die für die Berufsausbildung zuständigen Stellen (§ 37 Abs. 3 Satz 2 BBiG)
• bei archivierungswürdigen Unterlagen nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist ggf. das zuständige Archiv nach dem BayArchivG
• das zuständige Gesundheitsamt (§§ 33-36 IfSG)

 

Dauer der Speicherung

Grundsatz: Daten des nicht unterrichtenden Personals werden von uns grundsätzlich nur so lange gespeichert, wie dies unter Beachtung gesetzlicher Aufbewahrungsfristen für die jeweilige Aufgabenerfüllung erforderlich ist.

Personaldaten:

Die Speicherung, Löschung und Vernichtung Ihrer Personaldaten im Rahmen des Beschäftigungsverhältnisses richtet sich nach den Art. 103 ff. BayBG, insb. Art. 110 BayBG (im Falle der Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer nach § 611a BGB sowie in entsprechender Anwendung nach den Art. 103 ff. BayBG, insb. Art. 110 BayBG).

 

d) Daten von Personen, die mit der Schule in Geschäftskontakt oder sonst in Kontakt stehen

(z.B. als Dienstleister oder Handwerker, Vertreter von örtlichen Behörden oder Personen, die sich an die Schule wenden)

Name und Adressdaten

Weitere Daten werden je nach Art des Geschäfts- oder sonstigen Kontakts verarbeitet.

 

Rechtsgrundlage

Als Rechtsgrundlage kommt insbesondere Art. 6 Abs. 1 UAbs. 1 Buchst. a DSGVO (Einwilligung) und Art. 6 Abs.1 UAbs. 1 Buchst. b DSGVO (Abwicklung eines Vertrags) in Betracht.

 

Zwecke

Die Datenverarbeitung an unserer Schule dient im Rahmen einer Einwilligung dem in der Einwilligung angegebenen Zweck oder bei der Abwicklung eines Vertrages der Erfüllung des jeweiligen Vertrages.

 

Empfänger

An externe Stellen übermitteln wir Daten von Personen, die mit der Schule in Geschäftskontakt oder sonst in Kontakt stehen nur, soweit es zur Erfüllung unserer Aufgaben erforderlich oder anderweitig gesetzlich vorgesehen ist.

 

Dauer der Speicherung

Daten von Personen, die mit der Schule in Geschäftskontakt oder sonst in Kontakt stehen werden von uns nur so lange gespeichert, wie dies unter Beachtung gesetzlicher Aufbewahrungsfristen für die jeweiligen Verarbeitungszwecke erforderlich ist.

 

 

E) Nutzungsbedingungen für das Videokonferenzwerkzeug Visavid 
des Oskar-Maria-Graf-Gymnasiums Neufahrn bei Freising

1. Geltungsbereich

Die folgenden Nutzungsbedingungen regeln die Nutzung des von der Schule bereitgestellten digitalen Videokommunikationswerkzeugs der Firma Auctores GmbH (im Folgenden „Visavid“). Sie gelten für sämtliche Nutzungsberechtigten und Teilnehmerinnen und Teilnehmer im Sinne der Ziff. 3, soweit ihre Anwendung nicht auf bestimmt Gruppen beschränkt ist.

2. Zwecke der Bereitstellung

Datenschutzkonforme Videokonferenzplattform

a) für schulische Kommunikationszwecke, insbesondere zur Durchführung von Distanzunterricht, von Lehrer- und Klassenkonferenzen sowie auf freiwilliger Basis zur Kommunikation mit Schülerinnen und Schülern, externen Nutzern, die als Gastnutzerinnen und Gastnutzer teilnehmen, z.B. Erziehungsberechtigten, externen Partnern, z.B. anderen Behörden, Vereinen, Einrichtungen, Unternehmen, Anbietern von Fortbildungsveranstaltungen, Dienstleistern der Schulen und anderen Schulen und öffentlichen Stellen zur dienstlichen Aufgabenerfüllung,

b) ür dienstliche Kommunikationszwecke der Fortbildungseinrichtungen und weiteren Einrichtungen im Ressortbereich des StMUK.

3. Nutzungsberechtigte und Teilnehmerinnen und Teilnehmer

Visavid steht dem Personal an bayerischen Schulen und den Beschäftigten an Fortbildungseinrichtungen und weiteren Einrichtungen im Ressortbereich des StMUK als Nutzerinnen und Nutzern mit einem Nutzerkonto zur Verfügung (im Folgenden: „Nutzungsberechtigte“). Schülerinnen und Schüler und Gastnutzerinnen und Gastnutzer sind zur Teilnahme an Videokonferenzen berechtigt, wenn sie von Nutzungsberechtigten zu diesem Zweck einen Einladungslink erhalten haben (im Folgenden: „Teilnehmerinnen und Teilnehmer“).

4. Zulässige Nutzung durch Nutzungsberechtigte und Teilnehmerinnen und Teilnehmer

An Schulen ist die Nutzung von Visavid insbesondere für die Durchführung von Distanzunterricht gem. § 19 Abs. 4 BaySchO, für die Kommunikation mit Schülerinnen und Schülern und Gastnutzerinnen und Gastnutzern und zur Durchführung von Konferenzen vorgesehen. Sie dient insbesondere dazu, die jeweils notwendigen schulischen Kommunikations- und Lernangebote zu unterstützen und dabei das übrige Angebot sinnvoll zu ergänzen. Ausschließlich Nutzungsberechtigte können Videokonferenzen terminieren und anlegen und Teilnehmerinnen und Teilnehmern über einen Link Zugang zu den Videokonferenzen gewähren.

Die einschlägigen schul-, personal- und datenschutzrechtlichen Bestimmungen sind zu beachten.

Die Nutzung von Visavid zu privaten Zwecken ist nicht gestattet.

5. Nutzungsberechtigte und Teilnehmerinnen und Teilnehmer

Die Verwaltung der Zugänge für Nutzungsberechtigte erfolgt durch die jeweilige Schule bzw. Einrichtung, die für den Einsatz von Visavid datenschutzrechtlich verantwortlich ist.

 

a) Schulleitung

Die Schulleitung

• ernennt Visavid-Schuladministratoren (z.B. den Systembetreuer oder den Mebis-Koordinator), die die Einrichtung und Pflege der Nutzerkonten vor Ort übernehmen,
• stellt sicher, dass für eine freiwillige Nutzung vorab die erforderlichen Einwilligungen eingeholt werden und
• informiert die Betroffenen, insbesondere die Nutzungsberechtigten, Teilnehmerinnen und Teilnehmer und deren Erziehungsberechtigten über das Kommunikationswerkzeug Visavid und dessen Nutzungsbedingungen und trägt Sorge für deren Einhaltung.

 

b) Nutzungsberechtigte an der Schule

Die Nutzungsberechtigten

• stellen im Rahmen ihrer schulischen Aufgaben Links zu den Videokonferenzen zur Verfügung und sorgen dafür, dass die Adressaten zum gegebenen Zeitpunkt der Konferenz beitreten können,
• sollen diesen Link mit einem Hinweis oder Link auf die Datenschutzhinweise der Schule versehen,
• achten darauf, dass nur berechtigte Teilnehmerinnen und Teilnehmer zu den Videokonferenzen eingeladen werden und auch nur diesen Zugang zu den bereitgestellten Videokonferenzen gewährt wird,
• schreiten gegen Verstöße gegen diese Nutzungsordnung, insbesondere gegen die Verletzung von Rechten von Teilnehmerinnen und Teilnehmern oder Dritten (z. B. durch unbefugte Aufnahmen, Teilnahme Unbefugter etc.) unverzüglich ein und
• sorgen entsprechend Ihrer Befugnisse für einen geregelten Ablauf des Distanzunterrichts.

 

c) Leitung weiterer Einrichtungen im Ressortbereich des StMUK

Die Leitung weiterer Einrichtungen im Ressortbereich des StMUK

• ernennt Administratoren, die die Einrichtung und Pflege der Nutzerkonten vor Ort übernehmen und
• informiert die Beschäftigten der Einrichtung über das Kommunikationswerkzeug Visavid und dessen Nutzungsbedingungen und trägt Sorge für deren Einhaltung.

 

6. Teilnahme an Videokonferenzen für Schülerinnen und Schüler

a) Nutzung von Visavid zur Teilnahme am Distanzunterricht

Sofern an der Schule die Durchführung von Distanzunterricht (§ 19 Abs. 4 BaySchO) angeordnet ist, ist die Teilnahme an Videokonferenzen mit Visavid für Schülerinnen und Schüler verpflichtend. Die Einladung zu Videokonferenzen erfolgt per Link durch die Nutzungsberechtigten. Die Weitergabe der Einladungslinks ist nicht zulässig.

b) Nutzung von Visavid zu anderen zulässigen Zwecken

Eine Nutzung von Visavid zu anderen Zwecken setzt voraus, dass die Schülerin oder der Schüler oder bei minderjährigen Schülerinnen oder Schülern bis zur Vollendung des 14. Lebensjahres mindestens eine erziehungsberechtigte Person sowie bei minderjährigen Schülerinnen oder der Schülern ab Vollendung des 14. Lebensjahres diese selbst und mindestens eine erziehungsberechtigte Person wirksam in die Nutzung von Visavid eingewilligt haben.

7. Teilnahme an Videokonferenzen für Gastnutzerinnen und Gastnutzer als Teilnehmerinnen und Teilnehmer

Die Einladung zu Videokonferenzen erfolgt durch die Nutzungsberechtigten per Link an die Gastnutzerinnen und Gastnutzer als Teilnehmerinnen und Teilnehmer. Die Weitergabe der Einladungslinks ist nicht zulässig.

8. Nutzung mit privaten Endgeräten

Die Nutzung von Visavid ist über den Internetbrowser des Nutzer-Geräts möglich. Beim Einsatz mobiler (privater) Endgeräte müssen diese vor dem unbefugten Zugriff durch Dritte geschützt sein (z.B. Passwortschutz, Fingerabdruck, o.ä.). Der Einsatz privater Endgeräte kann von der Schule zugelassen werden.

9. Datenschutz und Datensicherheit

a) Das Gebot der Datenminimierung ist zu beachten: Bei der Nutzung sollen so wenig personenbezogene Daten wie möglich verarbeitet werden. So ist z.B. zu beachten, dass im Rahmen der besonderen Situation einer Videokonferenz insbesondere Kommunikation über nicht erforderliche Schülerdaten (z.B. Daten zur Abwesenheit vom Unterricht, Adresse und Telefonnummern) beim Einsatz von Visavid zu vermeiden sind.

b) Die Aufzeichnung einer Bild-, Ton- oder Videoübertragung, z. B. durch eine Software oder das Abfotografieren des Bildschirms, ist nicht zulässig.

c) Jeder Nutzungsberechtigte und jede/er Teilnehmerin und Teilnehmer hat zur Wahrung eigener oder fremder Persönlichkeitsrechte jederzeit das Recht und die Möglichkeit, seine Kamerafreigabe zu beenden. Eine Verpflichtung zur Freigabe des eigenen Bildes besteht nicht. Gleichwohl ist unter dieser Prämisse jeder Nutzungsberechtigte und jede/er Teilnehmerin und Teilnehmer gehalten, seinen persönlichen schulischen und dienstlichen Mitwirkungsplichten nachzukommen.

d) Eine Verpflichtung zur Nutzung der Tonübertragung besteht, soweit sie zur sachgerechten Erfüllung der jeweiligen Mitwirkungspflichten erforderlich ist und keine überwiegenden schutzwürdigen Interessen der betroffenen Personen oder Dritter entgegenstehen.

e) Alle Nutzungsberechtigte und Teilnehmerinnen und Teilnehmer haben darauf zu achten, dass Nichtberechtigte, z.B. Haushaltsangehörige, den Bildschirm und darauf abgebildete Kommunikationen nicht einsehen und mithören können.

f) Sensible Daten gem. Art. 9 DSGVO (z. B. Gesundheitsdaten, rassische und ethnische Herkunft, politische Meinungen, religiöse oder weltanschauliche Überzeugungen, Gewerkschaftszugehörigkeit, genetische und biometrische Daten) dürfen grundsätzlich nicht verarbeitet werden.

Eine Verarbeitung solcher Daten steht unter dem Vorbehalt, dass diese durch Bekanntmachung des StMUK zugelassen wird, die die jeweiligen Anforderungen an die Datensicherheit festlegt (vgl. Ziffer 3.4 Abschnitt 7 Anlage 2 zu § 46 BaySchO).

g) Bei der Nutzung von Visavid sind das Mithören und die Einsichtnahme durch Unbefugte zu vermeiden. Die Nutzung der Videokonferenzfunktionen an öffentlichen Orten, insbesondere in öffentlichen Verkehrsmitteln, ist untersagt.

h) Die Zugangsdaten dürfen nicht an andere Personen weitergegeben werden. Wer vermutet, dass sein Passwort anderen Personen bekannt geworden ist, ist verpflichtet, dieses unverzüglich zu ändern. Die Verwendung eines fremden Nutzerkontos ist grundsätzlich unzulässig.

Ferner ist es nicht gestattet, die Zugangsdaten in Anwendungen zu speichern oder ungesichert auf Servern von Drittanbietern zu hinterlegen.

i) Nach Beendigung der Nutzung haben sich die Nutzungsberechtigten bei Visavid auszuloggen; die Teilnehmerinnen und Teilnehmer haben den Raum zu verlassen.

j) Eine Verwendung des schulischen Nutzerkontos zur Authentifizierung an anderen Online-Diensten ist nicht zulässig, außer es ist ein von der Schule zugelassener Dienst.

10. Verbotene Nutzungen

a) Alle Nutzungsberechtigte und Teilnehmerinnen und Teilnehmer sind verpflichtet, bei der Nutzung von Visavid geltendes Recht einzuhalten, insbesondere das Strafrecht, Jugendschutzrecht, Urheberrecht und Datenschutzrecht. Außerdem ist jede Nutzung untersagt, die geeignet ist, die berechtigen Interessen der Schule bzw. der Dienststelle zu beeinträchtigen (z. B. Schädigung des öffentlichen Ansehens der Schule; Schädigung der Sicherheit der IT-Ausstattung der Schule).

b) Es ist verboten, pornographische, gewaltdarstellende oder -verherrlichende, rassistische, menschenverachtende oder denunzierende Inhalte über Visavid abzurufen, zu speichern oder zu verbreiten. Über Visavid bereitgestellte Inhalte dürfen nicht unbefugt in sozialen Netzwerken verbreitet werden.

c) Es ist verboten, urheberrechtlich geschütztes Material (Filme, Videos, Musik, etc.) in den Konferenzraum zu streamen.

d) Die Nutzung als Live Event Streaming / Broadcast System (=Ein Video- und Audiosignal an viele Zuhörer) ist unzulässig. Davon ausgenommen sind dienstliche Inhalte, wie z.B. schulischen Unterrichts, von Lehrerfortbildungen oder Konferenzen und Informationsveranstaltungen im Rahmen der dienstlichen Verpflichtung für bis zu 150 hörende Teilnehmer.

11. Missbrauchskontrolle, Protokollierung (gilt für Nutzungsberechtigte an der Schule)

Zur Kontrolle der Einhaltung der Nutzung zu dienstlichen Zwecken sowie der übrigen Regelungen durch die Nutzungsberechtigte an der Schule können unter Beachtung des Verhältnismäßigkeitsprinzips sowie der personalvertretungs- und datenschutzrechtlichen Vorschriften und Vereinbarungen Missbrauchskontrollen (Stichproben- und Verdachtskontrollen) durchgeführt werden. Näheres wird in der Dienstvereinbarung geregelt.

12. Verstoß gegen die Nutzungsbedingungen

Im Falle eines Verstoßes gegen diese Nutzungsbedingungen behält sich die Schulleitung das Recht vor, den Zugang eines Nutzungsberechtigten zu Visavid zu sperren. Weitere z.B. strafrechtliche, disziplinarrechtliche oder schulrechtliche Maßnahmen gegenüber Nutzungsberechtigten bleiben hiervon unberührt. Dies gilt entsprechend gegenüber Teilnehmern.

13. Beendigung der Bereitstellung und Löschung der Nutzerkonten von Nutzungsberechtigten

Mit Ende der Bereitstellung des Angebots von Visavid (z.B. bei Wechsel auf ein anderes Angebot für Videokonferenzen) werden alle Daten inklusive der Nutzerkonten bei Visavid spätestens nach Ende der gesetzlichen Fristen gelöscht.

Tritt ein Nutzungsberechtigter während der Dauer des Angebots von Visavid aus einer angemeldeten Schule aus (beispielsweise durch Schulwechsel) und wird daher vom Administrator das Nutzerkonto dieser Person entfernt, wird dieses nach 30 Tagen unwiderruflich gelöscht. Daneben besteht die Möglichkeit, Nutzerkonten unverzüglich zu löschen.

14. Schlussbestimmung

Diese Nutzungsbedingungen gelten im Rahmen der freiwilligen Nutzung auf Grundlage der jeweiligen Zustimmung, im Übrigen auf Grund der jeweiligen Dienst- und Verhaltenspflichten.

 

Einverständniserklärung

... zur Nutzug von Microsoft Office 365 für Schüler und Studenten zu den Nutzungsbedingungen:

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